Kreditorische Belegprüfung und Prüfung der Vertragsverwaltung im Dortmunder Systemhaus (FB 10) - PB 07/2026

Das Rechnungsprüfungsamt hat eine Prüfung der kreditorischen Belegprüfung sowie der Vertragsverwaltung im Dortmunder Systemhaus (Fachbereich 10) durchgeführt. Die Untersuchung umfasste 69 Belege aus dem Zeitraum vom 1. Juni 2024 bis zum 31. Mai 2025 sowie 40 Verträge. Ziel der Prüfung war die Bewertung der Qualität des Rechnungswesens, der Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems (IKS) sowie der ordnungsgemäßen Ablage von Vertragsdokumenten im System „Contract Manager“.

Die Ergebnisse zeigen, dass die Quote fristgerechter Zahlungen mit 82,93 % über dem städtischen Durchschnitt liegt. Auch die Quote der Skontoverluste ist mit 16,3 % niedriger als der gesamtstädtische Wert. Dennoch wurde festgestellt, dass in 18,84 % der Stichproben das Zahlungsfristenbasisdatum nicht korrekt erfasst wurde. Zudem wurden bei etwa 21,74 % der Rechnungen keine zentralen Eingänge verzeichnet. Ein Einzelfall führte zu Verzugszinsen in Höhe von 1.445,41 €, bedingt durch Verzögerungen bei der Weiterleitung zwischen den Fachbereichen.

Bei der Vertragsverwaltung wurde festgestellt, dass die internen Regelungen zur Nutzung des Contract Managers nicht vollständig umgesetzt werden. Zudem ist die IKS-Grobanalyse veraltet. In einem Fall wurde eine Leistung bereits vor dem vertraglichen Abschluss erbracht. Die Verwaltung hat in einer Stellungnahme angekündigt, an der Behebung der Feststellungen zu arbeiten und interne Regelungen zur Vertragsverwaltung sowie zur Erfassung von Zahlungsfristen zu überarbeiten. Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse zur Kenntnis.