Kreditorische Belegprüfung im Sozialamt (FB 50)

Die vorliegende Beschlussvorlage 39572-25 legt die Grundlagen und Zielsetzungen für die kreditorische Belegprüfung im Fachbereich 50 fest. Gegenstand der Prüfung ist die Beurteilung der Qualität im Rechnungswesen, wobei die korrekte und zeitgerechte Belegbearbeitung, die Dokumentation von Geschäftsvorfällen sowie die Einhaltung von Ermächtigungen gemäß AGA und GAKAV im Fokus stehen. Zudem wird die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems zum kreditorischen Workflow untersucht.

Der Prüfungsumfang beinhaltet Stichproben zur Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Fristgerechtigkeit von Zahlungen. Ausgewertet werden Kennzahlen zu Verfristungen, Skontoverlusten, Rückweisungen durch die Stadtkasse sowie Beleglöschungen. Die Prüfung umfasst zudem spezifische Sachkonten hinsichtlich Verzugszinsen und Mahngebühren sowie die Korrektheit der Sachkontenzeilentexte. Belege mit einer Durchlaufzeit von bis zu 29 Tagen werden dabei als unkritisch eingestuft.

Zur Identifizierung von Mehrfachzahlungen wird ein Excel-Add-on eingesetzt, das Rechnungsbetrag, Kreditor, Belegdatum und Rechnungsnummer abgleicht. Die Stadtkasse weist fehlerhafte Belege zur Berichtigung an die Fachbereiche zurück, wobei Rückweisungsquoten unter fünf Prozent keine weitere Untersuchung erfordern. Die Regelungen zur Ermächtigung von Belegen sehen vor, dass bei bis zu 3.000 Buchungen pro Jahr neben der Fachbereichsleitung drei weitere Ermächtigungen möglich sind, wobei pro 1.000 zusätzliche Geschäftsvorfälle eine weitere Ermächtigung beantragt werden kann. Die Fachbereiche sind verpflichtet, das interne Kontrollsystem gemäß der Geschäftsanweisung vom 20.07.2022 zu aktualisieren. Die Vertragsbewirtschaftung wird durch den Abgleich von Verträgen mit Vergabeunterlagen, Bestellungen und Rechnungen auf Rechtmäßigkeit, Ordnungsmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit geprüft.