Sachstand Zeiterfassung in der Stadtverwaltung

Die vorliegende Stellungnahme der Verwaltung zum Sachstand der digitalen Zeiterfassung in der Stadtverwaltung Dortmund erläutert den aktuellen Stand der Implementierung. Es wird zwischen der aktiven Zeitwirtschaft, bei der Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten täglich buchen, und der passiven Zeitwirtschaft, die lediglich Abwesenheiten erfasst, unterschieden. Stand Mitte September 2026 sind rund 8.000 Mitarbeitende an die aktive Zeitwirtschaft angeschlossen, während etwa 700 Mitarbeitende die passive Variante nutzen. Die Feuerwehr verwendet ein separates System. Das Ziel der Verwaltung ist es, bis Mitte 2027 alle Mitarbeitenden mindestens in die passive Zeitwirtschaft einzubinden. Die Erfassung erfolgt über das SAP Fiori Launchpad oder einen Internetbrowser. Gesetzliche Ruhepausen werden bei fehlender Buchung automatisch berücksichtigt. Zur Überwachung von Arbeitszeitüberschreitungen stehen Berichte zur Verfügung, deren monatliche Nutzung für Führungskräfte verpflichtend ist.

Mitarbeitende können Arbeits- und Pausenzeiten sowie Arbeitszeitkonten über verschiedene digitale Kacheln und Dashboards einsehen. Korrekturen von Buchungen sind möglich, unterliegen jedoch einem Genehmigungsworkflow durch die jeweilige Führungskraft. Die Verwaltung bewertet die Einführung der digitalen Zeiterfassung hinsichtlich der Anwenderfreundlichkeit, der Reduzierung des Verwaltungsaufwands sowie der Transparenz der Arbeitszeitkonten positiv. Das System dient zudem der Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Vorgaben und stellt eine digitale Grundlage für die Bildung von Rückstellungen im kommunalen Jahresabschluss bereit. Ein Projekt zur Personaleinsatzplanung soll die digitale Verwaltung künftig ergänzen.