Nachschauprüfung des zentralen Softwareverzeichnisses (ZSV)

Das Rechnungsprüfungsamt hat eine Nachschauprüfung des zentralen Softwareverzeichnisses (ZSV) der Stadt Dortmund durchgeführt. Ziel der Untersuchung war es, die Einhaltung der geltenden Geschäftsanweisungen sowie die Wirksamkeit der im Jahr 2023 angekündigten Maßnahmen zur Mängelbehebung zu überprüfen. Das ZSV dient der Dokumentation aller in der Stadtverwaltung eingesetzten IT-Dienste.

Die Prüfung einer Stichprobe von 124 IT-Verfahren ergab, dass die Vorgaben zur Datenpflege weiterhin nicht vollständig umgesetzt werden. Lediglich 46,77 % der untersuchten Einträge enthielten alle erforderlichen Pflichtfelder, während nur 7,26 % sowohl die Pflicht- als auch die Sollfelder zufriedenstellend ausfüllten. Zudem wurden Unregelmäßigkeiten wie Doppeleinträge, fehlende Zuordnungen zu Fachbereichen und veraltete Datensätze festgestellt. Bei 272 Einträgen war seit über einem Jahr keine Aktualisierung dokumentiert. Auch die Anleitung zur Nutzung des Verzeichnisses entspricht nicht dem aktuellen Stand.

Das Rechnungsprüfungsamt stellt fest, dass der Anspruch an eine standardisierte Dokumentation nicht erfüllt wird. Das Dortmunder Systemhaus gab an, dass die geplante Softwareinventur aufgrund von Personalfluktuation und Zuständigkeitswechseln nicht fortgeführt werden konnte. Eine Ablösung des ZSV durch ein neues IT-Servicemanagement-System ist laut Planung bis August 2028 vorgesehen. Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.