Prüfung der Schulgirokonten von fünf Grundschulen

Das Rechnungsprüfungsamt hat die Zahlungsabwicklung und die Dokumentation der Geschäftsvorfälle auf den Schulgirokonten von fünf Grundschulen geprüft. Die Auswahl der Schulen erfolgte unter anderem aufgrund der bisherigen Prüfungshistorie. Gegenstand der Untersuchung waren die Einhaltung von Dienstvorschriften, Optimierungspotenziale sowie Möglichkeiten zur Digitalisierung. Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ergebnisse der Prüfung zur Kenntnis.

Die Prüfung ergab im Bereich der Buchführung und des Rechnungswesens verschiedene Unregelmäßigkeiten. So wurden bei der Albrecht-Brinkmann-Grundschule Beträge aus den Überweisungserläuterungen nicht überwiesen, wobei eine Begründung in den Unterlagen fehlt. Zudem wurde eine fehlende Einheitlichkeit bei der Buchung von Schulbudgets und Lernmittelfreiheit festgestellt. Bei rund 43 % der Belege fehlte das Rechnungseingangsdatum, und bei vier der fünf Schulen traten Skontoverluste auf. Zudem konnten die Vorgaben zum Vier-Augen-Prinzip sowie die Einholung von Vergleichsangeboten bei Beschaffungen über 500 Euro in keinem der untersuchten Fälle nachgewiesen werden.

Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Beschaffung, bei der die Nutzung des städtischen Bestellsystems nur selten belegt werden konnte. Das Rechnungsprüfungsamt empfiehlt, den Finanzbedarf der Schulen aufgrund hoher Rückzahlungsbeträge und hoher Kontobestände zu überprüfen. Hinsichtlich der Digitalisierung wird eine Machbarkeitsprüfung für die Digitalisierung der Buchhaltung durch den zuständigen Fachbereich angeregt.