Sachstandsbericht zum Projekt Einführung eines Dokumentenmanagementsystems für die Stadtverwaltung Dortmund

Der Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung nimmt im Rahmen eines Sachstandsberichts die Entwicklung des Projekts zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Stadtverwaltung Dortmund zur Kenntnis. Grundlage für die Implementierung einer einheitlichen Lösung bildet ein Ratsbeschluss aus dem Jahr 2019 sowie die Beschaffung des Systems Doxis im Jahr 2021.

Im Zeitraum von November 2021 bis Januar 2024 wurde die elektronische Basisakte (e-Akte) implementiert. Diese umfasst Funktionen wie die revisionssichere Ablage, die Zuordnung zu Organisationseinheiten, Mitzeichnungsworkflows, die DSGVO-konforme Schwärzung sowie den digitalen Posteinggang. Nach einer Pilotphase in der Stadtkämmerei, dem Personal- und Organisationsamt sowie dem Katasteramt, die im Jahr 2024 evaluiert wurde, ist die Vorbereitung für den stadtweiten Rollout abgeschlossen.

Der Rollout erfolgt in Wellen, wobei die Reihenfolge der Fachbereiche auf einer Auswertung von Ressourcen, Postvolumen und Digitalisierungsbedarf basiert. Der Prozess gliedert sich für jeden Fachbereich in die Phasen Akquise, Vorbereitung und Inbetriebnahme. Die ersten beiden Wellen umfassen unter anderem das Dezernat für Personal und Organisation, das Dortmunder Systemhaus, das Jugendamt, das Ordnungsamt, das Amt für Migration sowie das Sozialamt. Der Abschluss des Rollouts ist für das Jahr 2028 geplant. Neben der Basisakte werden nach Bedarf auch Fachakten mit Anbindung an spezifische Fachverfahren implementiert. Das Projekt trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei.