Unzureichender RPA-Bericht zur SAP-Umstellung

Im Rahmen der Vorlage 01310-26 wurde der Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung um eine Stellungnahme zur Darstellung des Rechnungsprüfungsamtes im Jahresbericht 2025 gebeten. Gegenstand der Anfrage ist die Rechnungsprüfung im Projekt zur Einführung von SAP S/4HANA.

Die Antragsteller bitten um Erläuterungen aus Sicht der Projektverantwortlichen der Stadt zu verschiedenen Punkten des Berichts. Konkret wird nach den Gründen für eine vermeintlich nicht revisionssichere Struktur der in MS Teams hinterlegten Projektunterlagen sowie nach der Ursache für teilweise unvollständige Dokumentationen gefragt. Zudem sollen die Gründe für die Nichteinhaltung geplanter Termine sowie die Zuständigkeiten für die Bereitstellung revisionssicherer Unterlagen und die Unterstützung der Rechnungsprüfung dargelegt werden. Es wird um Klärung gebeten, welche Organisationsstrukturen und Dienstleistungsunternehmen für die Bereitstellung verantwortlich sind und welche vertraglichen Verpflichtungen zwischen den Vertragspartnern bestehen.

Des Weiteren umfasst die Anfrage Fragen zum zeitlichen Ablauf der Prüfung, insbesondere ob inhaltliche Prüftätigkeiten bereits vor dem 22. Januar 2026 möglich gewesen wären. Zudem wird nach dem Verbleib des Prüfergebnisses der für die Migration bei den Eigenbetrieben beauftragten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft sowie nach der Einschätzung der Produktivsetzung in den Eigenbetrieben ab dem 1. Januar 2026 gefragt. Hierbei sollen auch mögliche Sicherheitsrisiken und rechtliche Haftungsrisiken im Zusammenhang mit den geltenden Sicherheitsstandards für die Finanzbuchhaltung thematisiert werden.