Gesamtstädtisches Projekt „Umstellung auf SAP S/4HANA“ – Statusbericht Q1/2026 und Anpassung der Projektlaufzeit für die Produktivsetzung der Kernverwaltung

Der Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung hat den Sachstandsbericht sowie die Anpassung der Projektlaufzeit für das gesamtstädtische Projekt „Umstellung auf SAP S/4HANA“ zur Kenntnis genommen. Während die Produktivsetzung für verschiedene Eigenbetriebe zum 01.01.2026 erfolgreich abgeschlossen wurde, sieht der neue Zeitplan für die Kernverwaltung eine Verschiebung der Produktivsetzung um ein Jahr vor. Das angestrebte Ziel für die vollständige Umsetzung ist nun der 01.01.2028.

Die Verwaltung begründet die zeitliche Anpassung mit der hohen Komplexität der Transformation, der Notwendigkeit einer stärkeren Prozessstandardisierung sowie personellen Engpässen durch die gleichzeitige Bearbeitung verschiedener Projektstränge. Erkenntnisse aus der bereits abgeschlossenen Umstellung der Eigenbetriebe haben zudem gezeigt, dass für die Datenmigration und das Berechtigungsmanagement ein größerer Zeitrahmen erforderlich ist. Zudem soll die Einführung der Planungslösung für die Haushaltsplanaufstellung (SAC) zeitlich mit der Bewirtschaftungslösung der Kernverwaltung synchronisiert werden, um Risiken im Haushaltsverfahren zu vermeiden.

Finanziell sind die Kosten der Umstellung in der mittelfristigen Haushaltsplanung sowie im Budget des Dortmunder Systemhauses vorgesehen. Durch die Verlängerung der Projektlaufzeit können Budgetverlagerungen in künftige Haushaltsjahre sowie Mehraufwendungen entstehen. Die Auswirkungen auf befristete Planstellen werden in einer späteren Vorlage dargestellt. Zur Optimierung der Projektsteuerung wird zudem ein neues Gremium in die Projektstruktur implementiert, um strategische Entscheidungen zu unterstützen und das Change-Management zu stärken.